案例简述：连锁企业信息化全过程

A公司为中国大型连锁企业，在国内拥有连锁分部近百家。该企业发展势头迅猛，有望在几年内将门店数增加到300家，然而，没有进行信息化管理的企业其管理压力可想而知。其实该公司领导层早已明白上软件系统对公司长远发展的重要性，只是苦于迟迟没有找到真正可以放心的系统。一个偶尔的机会了解到本公司的连锁系统，就这样，A公司多年来的信息化梦想在JADE连锁项目部的帮助下得以实现，为企业长足发展打下了坚实基础。

下面简单讲述该公司上项目的部分情况

A公司在确定与JADE公司合作之后，本公司成立专门的项目组对该公司的业务流程进行详细的调研分析。

该组织结构：

主要问题体现：

1.商品部

不能及时汇总各门店的销售情况; 对市场的销售做出准确预测;无从得知到期商品的数量和位置

2.总仓库

帐面数量和实际库存总对不上;普遍存在开的发货单无法全额配送的现象

3.门店

要的货物总是不能及时收到;要货频率较高

4.财务部

不能准备的计算供应商的应收应付款,以及公司的实际资产负债

帐面与库存不符：

• 单据传递存在时差, 导致帐面不能及时钩销
• 从公司发出的发货单不能根据实际库存制定,导致记帐数量和实际发货数量不能对应
• 门店间调拨需要经过总仓补单,操作上可能出现遗忘
• 门店间调拨补单存在丢单现象
• 商品存在串号引起记帐错误

总部不能及时补货：

• 总仓不能按市场的需要提前准备货物
• 门店要货商品的处理缺乏有效跟踪,存在遗忘现象
• 商品编码体系不够细化,对一些有具体规格的商品没有管理到，以至于无法获得某些商品的存量
• 门店对于已向公司要货,因无法得知处理结果,存在反复要货的现象,加重总仓和商品部负担

针对以上问题，同时，由于该公司从未上过软件系统，IT知识较为欠缺，NEC公司为其制定了特别实施方案，并给予建议。

下面是该公司一些重点关心的问题，NEC公司给予了建议：

一．商品部

问题1．不能及时汇总各门店的销售情况, 对市场的销售做出准确预测

*因素：现在阶段缺乏有效软件工具，对门店销售的数据不能及时汇总并进行分析。

*建议：通过软件系统对每日各门店销售情况进行及时统计、上报，进行每月/季度销售分析，为市场决策提供依据。

*软件系统实现：

门店销售自动上报――― 帮助商品部第一时间掌握市场销售情况

销售决策支持 ――― 对比各个月、季度中各类商品的销售情况，帮助商品部掌控市场动态，更加精确的做出市场未来需求预测

问题2．无从得知到期商品的数量和位置，缺乏对此类商品的有效管理

*因素：商品分布在各个门店，公司无法对有效期进行掌控，到期商品的控制程度更多取决于店长的责任心；

*建议：1.操作规范化：要求门店店长在出售有保值期商品时，必须按照统一流程完成；

2．责任化：门店如果发现有过期商品未及时退换，可考虑追究店长的责任；

*软件系统实现：

门店商品批次跟踪 ――― 通过系统，商品部可了解各个门店中相关商品的存货数量

保质期预警――― 当有商品即将过期时，系统会提示相关人员进行处理

二. 总仓库

问题1．帐面数量和实际库存总对不上

*因素：单据传递存在时差, 导致帐面不能及时钩销；从公司发出的发货单不能根据实际库存制定,导致记帐数量和实际发货数量不能对；门店间调拨需要经过总仓补单,操作上可能出现遗忘；门店间调拨补单存在丢单现象；商品存在串号引起记帐错误

*建议：细化商品编码，做到每类单品均有唯一编码

*软件系统实现：

当日数据钩销 ――― 每日下班前，系统自动进行数据同步，可将时差控制在8小时内

发货通知－》发货单的处理 ――― 系统中将以实际的发货单中描述的数量更新库存，避免记帐和实发数量的不一致

门店直接调货跟踪 ――― 门店间可以在总部人员的监控下，直接完成调拨，避免单据再次向总仓库扭转；同时，对于到期门店还未确

的调货单，系统将提醒总部人员进行干预

编码体系――― I6系统可容纳百万以上的商品编码体现，并且提供了从大类、中分类到单品不同层次的管理功能；此外，用户也可在商品信息中描述改类商品是否容易串号，以提醒销售员注意

问题2．普遍存在开的发货单无法全额配送的现象

*因素：仓库太小，无法预先存放足够的商品；一般只对发生缺货的商品进行补充，仓库不能根据市场动态提前准备商品；帐面数量和实际库存数量不一致，导致无法按开票数量进行配发

*建议：适当加大总仓的规模，并实现货物管理；根据市场情况，适当提高热销品的库存量

*软件系统实现：

仓库库存即时查询 ――― 开票人和仓管随时可查询库存的数量

安全库存补货 ――― 采购时，可按安全库存量提前补货

智能安全库存建议―――根据最近几个月的销售量，自动对安全库存进行调整

三. 门店

问题1．要的货物总是不能及时收到

*因素：总仓不能按市场的需要提前准备货物；门店要货商品的处理缺乏有效跟踪,存在遗忘现象；商品编码体系不够细化,对一些有具体规格的商品没有管理到，以至于无法获得某些商品的存量；门店对于已向公司要货,因无法得知处理结果,存在反复要货的现象,加重总仓和商品部负担

*建议：细化商品编码，做到每类单品均有唯一编码；加强业务整合机制，总部对门店要的每笔货物都需要进行反馈

*软件系统实现：

要货物单跟踪 ――― 门店可得知总部对每笔要货的处理状态

库存查询――― 门店可查询总仓库和临近门店的库存情况

问题2．要货频率较高

*因素：各个店长的管理水平差异，对要货的科学性缺乏认识

*建议：对店长进行培训，互相学习好的经验；逐渐减少门店通过要货单要货的方式，过渡到总部统一配货

*软件系统实现：

自动补货建议――― 系统可自动根据门店的缺货情况，提醒门店店长进行补货

四. 财务部

问题1．不能准备的计算供应商的应收应付款,以及公司的实际资产负债

*因素：公司存在大量的委托代销业务，而应收应付款的核算并未完全按照委托代销的形式进行

*建议：对不同的采购业务，使用不同的财务核算方法

*软件系统实现：系统提供为不同的采购业务提供了不同的核算方法，财务人员可参考使用

在为A公司上连锁系统的同时，也为该公司管理层提出了如下管理建议：

1.加强责任化

对人为造成的错误和损失,进行责任追查

2.加强制度化

规范要货、发货、有保质期商品的销售、数据上报等流程，制度化操作

3. 加强总仓管理

根据条件增加总仓库房面积，对商品的存放实行库位化，对有保质期商品实现批次管理

4.建立以市场拉动供应的体制，继续弱化门店的职能

逐步减少门店通过《要货单》来申请货物的业务，过渡到由总部统一配货的形式

5.在配送代价和门店库存量之间寻求更佳的平衡选择

根据市场的销售情况，适当增加热销商品的店门存量，以缓解日后随着店面数量的增加而造成的配送压力和成本

6.细化商品编码

细化商品编码体制，以对所有的商品进行有效管理跟踪

该公司中国区总经理感言：

自从上了软件以后我才真正的感觉到随时获取各个环节真实数据的便捷与快感，我现在才真正了解自己的经营业务。